Domus Gaudiumin klusterin käyttöohjesääntö

 

1§ Käyttöohjesääntö

Tässä käyttöohjesäännössä määritellään tilankäyttösääntöä täsmentäviä määräyksiä Conduksen Domus Gaudiumissa sijaitsevan klusteritila Gustavus Rexin (myöhemmin ”klusteri”) tilankäytöstä, varaamisesta, siivoamisesta, virvoke- ja kanttiinitoiminnasta, irtaimistosta ja rangaistuksista.

2§ Avainten jako

• Klusteriin on käytössä kolmenlaisia avaimia: kokous- ja varastotilojen avain, klo 8-22 toimiva klusteritilan etuoven avain ja 24h toimiva klusteritilan etuoven avain. Tilojen avaimet myönnetään Condukselle HYY:n toimesta ja Condus vastaa niiden jakelusta sen järjestöille.
• Kokous- ja varastotilojen avaimia myönnetään jokaiselle Conduksen jäsenjärjestölle 2 kappaletta. Luovutetut avaimet kirjataan lisäksi HYY:n tiedoksi. Lisäavainten tekeminen on maksullista, ja niiden tekemisestä HYY ohjeistaa erikseen.
• Klusteritilan etuoven avaimet ovat Lyyra-kortilla toimivia avaimia, jotka ovat henkilökohtaisia. Niitä on kahdentyyppisiä (ympärivuorokautinen ja klo 8-22 toimiva avain). Condus hallinnoi avainten myöntämistä, kun taas HYY vastaa avainten teknisestä toteutuksesta. Klusteritilan etuoven avaimia myönnetään vain henkilöille, joilla on perusteltu syy avainten käyttöön.
• Ympärivuorokautisia avaimia anotaan Conduksen jäsenjärjestöjen hallitusten esityksellä. Päätöksen avaimen myöntämisestä tekee Conduksen hallituksen kokous. HYY:n toive on, että ympärivuorokautisten avainten määrä pidetään rajallisena.
• Klo 8-22 toimivia avaimia voidaan myöntää opiskelijoille jotka ovat Conduksen alaisten ainejärjestöjen jäseniä. Jäsenillä on oltava tarve käyttää kyseistä tilaa. Klo 8-22 toimivia avaimia anotaan Conduksen hallitukselta suoraan, tai sen valtuuttamalta vastuuhenkilöltä joka nimetään erikseen.
• Myönnetyt avaimet kirjataan rekisteriin, jota ylläpitää Conduksen hallitus tai sen nimeämä vastuuhenkilö.

3§ Turvallisuusmääräykset

• Klusterin tilojen käytössä noudatetaan HYY:n antamia ohjeita ja tätä käyttöohjesääntöä. Tässä annetut turvallisuusmääräykset perustuvat HYY:n juhla- ja kokoustilojen käyttösopimuksen ehtoihin. Tilankäyttäjä vastaa järjestämäänsä tilaisuuteen osallistuvien henkilöiden turvallisuudesta.
• Juhlia voi järjestää ainoastaan niissä klusterin tiloissa, jotka on tarkoitusta varten varattu etukäteen. Juhlinta tapahtuu vain varatussa tilassa, ei esimerkiksi porraskäytävän alueella. Niiden järjestöjen edustajilla, joilla on varaus klusterin tilaan juhlatilaisuuden kanssa samaan aikaan, on oikeus käyttää varaamiaan tiloja myös tilaisuuden aikana sitä häiritsemättä.
• Yli 50 hengen juhlatapahtumien osalta juhlien järjestäjän on nimettävä keskuudestaan neljä järjestysmiestä, joiden on täytettävä HYY:n järjestysmiesten sitoumuslomake, joka palautetaan HYYn palvelutoimistoon.
• Järjestysmiesten tulee valvoa yleistä järjestystä juhlissa ja tarvittaessa ottaa kiinni tai poistaa kokonaan (tarvittaessa vartijoiden avustuksella) häiriötä aiheuttavat henkilöt HYYn tiloista. Järjestysmiesten tulee käyttää järjestysmiesliivejä tai muuta selkeää tunnistetta eivätkä he saa esiintyä päihtyneinä. Järjestysmiesten ja juhlien vastuuhenkilön on oltava koko ajan tavoitettavissa, mikäli esimerkiksi vartijat, HYYn edustajat tai poliisi heitä kysyvät, pystyttävä vastaamaan näiden kysymyksiin ja toimittava näiden antamien ohjeiden mukaisesti.
• Mikäli kyseessä on niin kutsuttu avoin juhlatilaisuus, tulee klusterin ovella olla juhlan järjestäjän puolesta vähintään yksi järjestysmies koko tilaisuuden ajan. Muussa tapauksessa ulko-ovi ja itse juhlatilan ovet tulee pitää suljettuina koko tilaisuuden ajan. Ovia ei saa kiilata auki.
• Koristeita saa kiinnittää vain niille varatuille kiinnitysalustoille salin seinillä. Ilmastointi- ja pakkausteipin käyttö on kielletty. Koristeet tulee poistaa heti tilaisuuden päätyttyä. Valaisimiin ja kiinteisiin sähkölaitteisiin kajoaminen on turvallisuussyistä ehdottomasti kielletty.
• Tilaisuuden sisäänpääsyn on päätyttävä viimeistään kello 03.30 ja koko tilaisuuden tulee päättyä viimeistään kello 04.00.
• Klusteritilassa saa oleskella samanaikaisesti paloviranomaisten ja HYY Kiinteistöjen antaman ohjeen ilmoittama määrä henkilöitä (tarkentuu). Kävijämäärän valvonta on järjestäjän vastuulla.
• Kaikenlainen avotulen teko, mukaan luettuna kynttilöiden, tuikkujen ja ulkotulien poltto on kaikissa HYYn tiloissa ehdottomasti kielletty! Myös savukoneiden käyttö on kielletty. Tupakointi on sallittu ainoastaan ulkona.
• Alkusammutusvälineisiin, hätäpoistumisteiden kilpiin jne. kajoaminen ilman todellista vaaratilannetta on pelastuslain (468/2003) nojalla kielletty. Hätäpoistumisreitit tulee aina pitää esteettöminä.
• Ulkopuolisia henkilöitä ei tarvitse päästää mihinkään HYYn tiloihin. Tarvittaessa sisäänpyrkijöitä voidaan pyytää esittämään opiskelijakortti. Jos korttia ei ole, henkilöä ei tarvitse päästää tiloihin.

4§ Varauskäytännöt

• Klusterin tiloja varataan järjestöjen käyttöön Conduksen sähköisen varausjärjestelmän kautta. Conduksen hallituksen tilavastaava tai muu Conduksen hallituksen nimeämä henkilö on vastuussa tilavarausjärjestelmän yllä- ja kunnossapidosta.
• Varauksen voi tehdä klusterin erillisistä huoneista ja/tai koko klusterista.
• Varauskalenteriin merkitään varausta tehdessä 1) järjestön ja 2) mahdollisen alajärjestön nimi, 3) yhteyshenkilön nimi ja 4) puhelinnumero sekä 5) varauksen käyttötarkoitus. Tilavarauksen kestoa määritellessä on huomioitava loppusiivouksen tarvittava aika ja sisällytettävä se varausaikaan.
• Tilavarauksen tehnyt järjestö on vastuussa tilankäytöstä varauksensa mukaisen ajan. Järjestö on vastuussa myös tilaan tuomistaan ulkopuolisista vieraista.
• Jokaiselle järjestölle taataan yksi varaus perjantaille ja/tai lauantaille isompien tapahtumien järjestämistä varten yhden lukukauden aikana. Tämä varaus on tehtävä viimeistään kuukausi ennen tapahtumaa. Viikonlopputapahtuman varauksen peruuntuessa on ilmoitettava peruutuksesta viimeistään viikko tapahtumaa aikaisemmin esim. Conduksen pj-listalle
• Pienempien tapahtumien, kuten järjestöjen kokousten, tilavaraukset voi tehdä aikaisintaan kaksi (2) kuukautta ennen tapahtuman ajankohtaa. Tilavaraukset suositellaan kuitenkin tekemään mahdollisimman ajoissa. Varausmerkintä tulee näkyä varauskalenterissa viimeistään tapahtuman alkaessa. Ison tilan viikkovaraus on peruttava viimeistään vuorokausi tapahtumaa aikaisemmin. Pienten tilojen varauksen voi peruuttaa viimeistään ennen tapahtuman alkamista ilmoittamalla siitä Conduksen pj-listalle.
• Mikäli tiloja ei ole varattu, voi vapaina olevissa tiloissa oleskella ilman tilavarausmerkintää. Oleskelukäytäntöjä voidaan tarkentaa käytännön kokemusten selvittyä.
• Conduksen hallitus voi kumota tilavarauksia omalla päätösvallallaan. Condus on lopullisessa vastuussa tilankäytöstä, mikäli vastuukysymyksissä ilmenee epäselvyyttä.

5§ Siivoaminen

• Perussiivouksen hoitamista kokeillaan aluksi järjestöjen siivousvuoroilla. Siivousvuorot jaetaan siten, että 2 pienehköä järjestöä siivoaa yhdessä ja 1 isohko järjestö yksin. Perussiivous tehdään kerran viikossa maanantaisin. Näin jokaiselle järjestölle tulee suunnilleen yksi siivouskerta lukukauden aikana. Järjestö voi halutessaan palkata siivousfirman hoitamaan siivouksen vuorollaan ja maksaa itse korvauksen siivousfirmalle. Conduksen hallitus 2009 organisoi siivousvuorojen jakamisen kauden toiminnan lähdettyä käyntiin.
• Klusterissa järjestetään kevätsiivous kerran vuodessa Conduksen nimissä, johon kaikki järjestöt velvoitetaan osallistumaan.
• Tilan käyttäjien on huolehdittava jätteiden lajittelusta oikeaoppisesti. Tilankäyttäjän on vietävä ne tyhjät pullot pois tilasta, jotka on sinne tuonut.
• Järjestön on siivottava varaamansa ja käyttämänsä tilat seuraavaan päivään klo 14:00 mennessä tai mikäli seuraava tilavaraus samassa tilassa alkaa tätä aiemmin, on siivous suoritettava loppuun ennen seuraavan tapahtuman alkamista.
• Siivousohjeet ovat nähtävillä tiloissa. Perussääntö siivouksen osalta on, että tila siivotaan aina parempaan kuntoon kuin mitä se on ollut sinne tultaessa.

6§ Virvoke- ja kanttiinitoiminta

• Klusterin keittiövarustus määritellään tässä myöhemmin, kun irtaimisto on hankittu.
• Tilankäyttäjillä on mahdollisuus keittää kahvia ja teetä sekä ostaa virvokkeita omakustannehintaan. Maksut suoritetaan keittiönurkkauksessa olevaan lippaaseen. Mikäli omakustannekassan ei todeta toimivan, Conduksen hallitus päättää uudelleen järjestelyistä.
• Keittiönurkkauksen yllämainittujen tuotteiden riittävyydestä huolehtii Conduksen hallituksen nimeämä henkilö, esim. tarjoiluvastaava. Hän myös tarkkailee, että omakustannekassaan kertyy maksuja.
• Conduksen hallitus organisoi virvokevaraston ylläpidon ja täydentämisen. Virvokejuomat säilytetään niille erikseen varatussa varastossa, josta Conduksen nimeämä vastuuhenkilö siirtää juomia jääkaappiin kanttiinitoimintaa varten.
• Keittiönurkkauksesta ja virvokejuomista vastaava henkilö voi olla sama henkilö tai eri henkilöt Conduksen hallituksen päätöksestä riippuen.
• Tilankäyttäjien on pidettävä keittiönurkkaus ja sen kodinkoneet siisteinä ja puhtaina.

7§ Irtaimisto

Hankittavasta irtaimistosta ja sen käytöstä ohjeistetaan myöhemmin tässä.

8§ Rangaistukset

• Aineelliset irtaimistovahingot korvataan rahalla, korvausvastuussa on tilan varannut järjestö. Erikseen päätetään suurista vahingoista, kuten jos tilassa on vesivahinko tai muu vastaava, joka on syntynyt Conduksesta tai sen alaisista järjestöistä riippumattomista syistä.
• Isojen juhlien jälkeisestä siivoamatta jättämisestä rankaistaan korvaussummalla, joka vastaisi siivousfirman taksaa tilojen siivoamisesta juhlien jälkeisestä kunnosta siistiksi.

9§ Käyttöohjesäännön muuttaminen

Conduksen hallitus voi päätöksellään muuttaa tätä käyttöohjesääntöä.